16+
Главная

Муниципальные услуги

| | Муниципальные услуги

Постановление от 13 02 2013 №118-п Об утверждении административного регламента муниципальной услуги «Хранение , комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»

 

КЕМЕРОВСКАЯ  ОБЛАСТЬ

ИЖМОРСКИЙ  РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ   ИЖМОРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО   РАЙОНА

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

От 13 02 2013 №118-п

Пгт.Ижморский

 

Об утверждении административного регламента  муниципальной услуги «Хранение , комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»

 

 

На основании Федерального закона Российской Федерации от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановления Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций (предоставления муниципальных услуг)", постановления Коллегии Администрации Кемеровской области от 10.04.2006 N 91 "Об административной реформе в Кемеровской области в 2006 - 2010 годах":

 

1. Утвердить прилагаемый административный регламент муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов».

 

2. Заведующей архивным отделом администрации муниципального района Захаровой Н.И. обеспечить соблюдение административного регламента исполнения муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов».

3.Данное постановление  разместить на официальном сайте администрации Ижморского муниципального района в сети Интернет.

4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить  на заместителя главы района П.А. Моисееву.

5. Постановление вступает в силу со дня подписания.

 

 

 

 

Глава муниципального района                                             А.Н.Малышко

 

Исп.Захарова НИ. Тел.23452

 

 

 

 

 

 

 

 

Утвержден

Постановлением администрации района

От 13 02 2013 №118-п

 

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ «ХРАНЕНИЕ, КОМПЛЕКТОВАНИЕ (ФОРМИРОВАНИЕ), УЧЕТ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ»

 

1. Общие положения

 

1.1. Административный регламент исполнения муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» (далее - регламент), разработан в целях повышения эффективности и качества данной работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Ижморского муниципального района (далее – архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с Архивным управлением Кемеровской области, государственными архивными учреждениями и муниципальными архивами Кемеровской области, отделами, комитетами и управлениями администрации Ижморского муниципального района, органами местного самоуправления поселений Ижморского муниципального района, предприятиями, организациями, учреждениями и общественными организациями (далее - организации) при исполнении муниципальной услуги.

1.2. Получателями муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» (далее – муниципальная услуга) могут быть:

органы местного самоуправления и государственные органы, находящиеся на территории Ижморского района, и включенные в список источников комплектования архивного отдела;

муниципальные унитарные предприятия, муниципальные учреждения, находящиеся в муниципальной собственности Ижморского муниципального района, и включенные в список источников комплектования отдела;

негосударственные организации, в случае заключения соответствующего договора с архивным отделом, действующим от имени администрации Ижморского муниципального района, и включенные в список источников комплектования отдела;

ликвидирующиеся юридические лица, в случае прекращения предпринимательской деятельности и заключения договора (соглашения) о сотрудничестве в архивной сфере с архивным отделом, действующим от имени администрации Ижморского муниципального района;

граждане (держатели личных фондов), в случае заключения соответствующего договора с архивным отделом, действующим от имени администрации Ижморского муниципального района.

 

 

 

 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

 

2.1. Наименование муниципальной услуги: хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов.

Местонахождение и почтовый адрес архивного отдела:

ул. Ленинская 63, пгт. Ижморский, Ижморский район, Кемеровская область 652120

Электронный адрес отдела: arhiv-ijm-rn@yandex.ru.

Телефоны архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу: 

(38459) 2-33-52.

График работы: с 8-30 до 17-30, перерыв с 13-00 до 14-00.

Выходные дни: суббота и воскресенье.

2.2. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

обеспечение хранения, комплектования (формирования), учета и использования:

         документов Архивного фонда Российской Федерации, иных архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности Ижморского муниципального района;

         документов Архивного фонда Кемеровской области в случае наделения администрации Ижморского муниципального района отдельными государственными полномочиями Кемеровской области;

документов Архивного фонда Российской Федерации, иных архивных документов, находящихся в частной собственности при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории Ижморского муниципального района;

         документов архивных фондов поселений, отнесенных к составу документов Архивного фонда Российской Федерации, расположенных на территории Ижморского муниципального района;

документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

2.3. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги:

сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре (соглашение) о сотрудничестве в архивной сфере между архивным отделом и собственником или владельцем указанных документов;

в исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе организаций-источников комплектования отдела при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у отдела возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков осуществляется решением экспертной проверочной комиссией (далее – ЭПК) администрации Ижморского муниципального района

поступившие обращения от получателей муниципальной услуги о приеме документов на хранение в архивный отдел регистрируются, в течение трех дней обращения рассматриваются администрацией и в случае положительного решения направляются в архивный отдел;

предоставление муниципальной услуги осуществляется по запросу получателя муниципальной услуги в течение 30 дней со дня поступления запроса в отдел, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительном запросе;

время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 30 минут;

время приема документов от получателя муниципальной услуги не должно превышать 30 минут;

при необходимости консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги проводятся в организации-получателе муниципальной услуги;

консультации и справки предоставляются заведующим архивным отделом в течение всего срока исполнения муниципальной услуги.

2.4. Оказание муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 21 мая 2009 г. № 271 «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»;

приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

приказом Государственной архивной службы России (Росархив) «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации» от 11 марта 1997 г. № 11;

Законом Кемеровской области от 26 марта 2007 г. № 35-ОЗ «Об архивном деле в Кемеровской области»;

постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 22.06.2009 г. № 25, ст. 3060);

2.5. Основанием для предоставления муниципальной услуги является:

письменное обращение получателей муниципальной услуги, указанных в пункте 1.2. регламента, в адрес администрации;

план-график приема документов от организаций-источников комплектования архивного отдела, утвержденный главой района;

ликвидация юридического лица, прекращение предпринимательской деятельности гражданином.

2.6. Основание для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

оформление представленных документов в отдел с нарушениями нормативных требований п. 2.5. регламента;

наличие правопреемника или вышестоящего органа организации, в случае ее ликвидации.

2.7. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.7.1. Юридические и физические лица – источники комплектования отдела представляют в архивный отдел следующие документы:

утвержденные ЭПК администрацией Ижморского района по делам архивов описи   дел,  отобранных  в  состав  Архивного  фонда Российской  Федерации (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые данные к ним;

историческую справку о юридическом лице или биографическую справку о физическом лице и их архивных фондах (при первом приеме), дополнение к исторической (или биографической) справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);

справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

2.7.2. Ликвидирующиеся юридические лица, граждане, в случае прекращения предпринимательской деятельности, представляют в отдел следующие документы:

заявление о приеме документов;

документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности гражданином;

описи дел постоянного хранения (в 3-х экземплярах), описи дел по личному составу (в 2-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним;

историческую справку о юридическом лице (для граждан, занимавшихся предпринимательской деятельностью, о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде;

справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

2.8. Порядок обращения в отдел по исполнению муниципальной услуги и получения результата муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является заявление получателя в адрес отдела.

Требования к оформлению отдельных документов для предоставления муниципальной услуги:

2.8.1. Оформление заявления:

заявление должно содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтовый адрес заявителя, указание причин передачи документов на хранение в архивный отдел (приложение № 1);

заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств;

заявление может быть оформлено как получателем муниципальной услуги, так и заведующим архивным отдела;

заявление обязательно подписывается лично получателем муниципальной услуги.

2.8.2. Документ, подтверждающий факт ликвидации (прекращения предпринимательской деятельности):

документом, подтверждающим факт ликвидации юридического лица, может быть копия решения его учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами; решения суда, в том числе о признании юридического лица несостоятельным (банкротом); определения арбитражного суда о завершении конкурсного производства;

документом, подтверждающим факт прекращения предпринимательской деятельности гражданином, может быть копия «Свидетельства о государственной регистрации прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя», решения суда о признании его несостоятельным (банкротом) или о прекращении деятельности данного лица в качестве индивидуального предпринимателя в принудительном порядке.

2.8.3. Оформление описей дел:

описи   дел   оформляются   строго   по   установленной   форме (приложения №№ 5, 6, 7);

описи дел выполняются машинописным способом или распечатываются посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером № 14 через 1,5 межстрочного машинописного (1-компьютерный) интервал;

описи дел подписываются составителем и утверждаются руководителем организации (физическим лицом – пользователем муниципальной услугой), заверяются печатью организации;

справочно-поисковые данные к описи состоят из титульного листа, содержания (оглавления), списка сокращений, указателей;

на титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название отдела, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов;

название архивного фонда юридического лица состоит из его полного названия с указанием организационно-правовой формы и (в скобках) официально принятого сокращенного названия, названия его вышестоящей организации (для муниципальных организаций), местонахождения (город (поселение), район, край), крайних дат существования;

название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания;

номер архивного фонда и номер описи дел присваивается в отделе.

2.8.4. Оформление исторической справки:

историческая справка выполняется машинописным способом или распечатывается посредством электронных печатающих устройств с использованием   шрифта   Times   New   Roman   Cyr   размером    14  через 1,5 межстрочного машинописного (1-компьютерный) интервал;

сведения по истории юридического лица включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника;

сведения о физическом лице – фондообразователе архивного фонда личного происхождения, включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности);

сведения о физическом лице, занимавшемся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, включают: даты регистрации начала и прекращения деятельности, основные направления деятельности;

сведения по истории архивного фонда включают дату проведения научно-технической обработки документов, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации документов; данные о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду;

историческая справка подписывается составителем и заверяется руководителем юридического лица или физическим лицом – получателем муниципальной услугой.

2.8.5. Справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены, должна содержать наименование юридического лица (для граждан – фамилии, имени и отчества) и его почтовый адрес, перечень отсутствующих (утраченных) документов с указанием причин их отсутствия.

Справка подписывается составителем и заверяется руководителем юридического лица или физическим лицом – получателем муниципальной услугой.

2.9. Порядок информирования о муниципальной услуге.

Информация о муниципальной услуге предоставляется:

непосредственно в помещении отдела, на информационном стенде, при личной консультации работниками отдела;

с использованием средств телефонной связи;

с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, электронной связи - передача информации конкретному адресату по электронной почте;

в средствах массовой информации.

2.9.1. Информации о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной    почты,    режиме    работы    отдела,    указанные    в   пункте 1.12.4. регламента, размещаются на информационном стенде в помещении отдела.

2.9.2. Использование средств телефонной связи, в том числе личное консультирование работником отдела.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения получателей муниципальной услуги заведующий архивным отделом подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, фамилии, имени, отчестве и должности работника отдела, принявшего телефонный звонок.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

В случае если заведующий архивным отделом, принявший звонок, не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) или же обратившемуся получателю муниципальной услуги должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

В случае если заведующий отделом не может ответить на вопрос получателя муниципальной услуги немедленно, результат рассмотрения вопроса сообщают заинтересованному лицу в течение двух дней.

Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется заведующим архивным отделом при личном контакте с получателями муниципальной услуги, а также с использованием средств Интернет, почтовой, телефонной связи и электронной почты.

2.9.3. Порядок получения консультаций (справок) о предоставлении муниципальной услуги.

Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются заведующим архивным отделом.

Консультации предоставляются по следующим вопросам:

о порядке оформления заявления, необходимого для предоставления муниципальной услуги;

об организации экспертизы ценности документов;

о составлении описей дел и исторической справки;

по вопросам хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов, другим интересующим получателей вопросам о порядке предоставления муниципальной услуги.

Консультации предоставляются при личном обращении, посредством телефона или электронной почты, осуществляются заведующим отделом в соответствии с режимом работы отдела, указанным в пункте 2.2. регламента.

Время консультирования не должно превышать 20 (двадцати) минут.

2.10. Размер платы, взимаемый с получателей муниципальной услуги при исполнении муниципальной услуги.

Исполнение муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

2.11. Требования к размещению и оформлению помещений архивного отдела, в которых предоставляется муниципальная услуга.

2.11.1. Расположение здания (строения), в котором находится архивный отдел, должно осуществляться с учетом пешеходной доступности  для пользователей;

помещение, в котором расположен архивный отдел, должно быть оборудовано отдельным входом для свободного доступа пользователей;

центральный вход в здание (помещение архивного отдела) должен быть оборудован табличкой (вывеской) с информацией:

полное наименование отдела;

местонахождение;

режим работы.

Вход в здание должен быть оборудован осветительными приборами.

2.11.2.  Помещение, выделенное для предоставления  муниципальной услуги, должно соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03».

2.11.3. В помещении отдела получателю муниципальной услуги должно быть предоставлено место для работы с документами, оборудованное осветительным прибором.

2.11.4. Для ознакомления с информационными материалами в помещениях отдела оборудуется информационный стенд, содержащий актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения муниципальной услуги, в частности:

регламент исполнения муниципальной  услуги;

информация в виде блок-схемы прохождения административной процедуры (приложение № 1);

сведения о местонахождении и контактных телефонах архивов, «телефоне доверия», куратора архивного отдела; адресах официальных сайтов Архивное управления Кемеровской области и администрации Ижморского муниципального района; адресах электронной почты (приложение № 2);

перечень документов, необходимых для предъявления в архивный отдел в целях получения муниципальной услуги (приложение № 3);

форма заявления, необходимого для предъявления в архивный отдел в целях получения муниципальной услуги (приложение № 4);

форма титульного листа к описи (приложение № 5);

формы описей дел (приложения №№ 6, 7).

2.12. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

обеспечение информирования получателей муниципальной услуги о работе отдела по предоставлению муниципальной услуги путем размещения информации на официальном сайте Ижморского муниципального района по адресу:-www.ijmorka.ru ;

         ясность и качество информации, объясняющей порядок и условия предоставления муниципальной услуги, включая необходимые документы, информация о правах получателя муниципальной услуги;

         усовершенствование системы пространственно-ориентирующей информации (наличие информационных стендов, указателей);

         условия доступа к территории, зданию отдела (территориальная доступность, обеспечение пешеходной доступности (не более 10 минут пешком) для заявителей от остановок общественного транспорта к зданию отдела, наличие необходимого количества парковочных мест, в т.ч. для инвалидов);

         обеспечение свободного доступа получателей в помещение отдела, предоставляющего муниципальную услугу, в т. ч. беспрепятственного доступа инвалидов (наличие поручней, пандуса и др.).        

         2.13. Показателями качества и эффективности муниципальной услуги являются:

         удовлетворенность получателей от процесса получения муниципальной услуги и ее результата;

         комфортность ожидания и получения муниципальной услуги;   компетентность заведующего архивным отделом в вопросах предоставления муниципальной услуги;   

культура обслуживания  (вежливость, тактичность  и внимательность готовность оказать эффективную помощь заявителям муниципальной услуги при возникновении трудностей);

         соответствие требованиям регламента, в т.ч. строгое соблюдение последовательности и сроков выполнения административных процедур предоставления муниципальной услуги;

         результаты служебных проверок;

         исполнительская дисциплина;

         эффективность и своевременность рассмотрения заявлений, обращений и жалоб получателей по вопросам предоставления муниципальной услуги.

         2.14. Предоставление муниципальной услуги в электронном виде:

         предоставление муниципальной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий, включая осуществление электронного взаимодействия между организациями и получателем муниципальной услуги, в том числе при исполнении административных процедур;

информация о предоставлении муниципальной услуги размещается в сети Интернет на официальном информационном сайте Ижморского муниципального района по адресу:- www.ijmorka.ru, а также на региональном портале государственных и муниципальных услуг Кемеровской области: -www..ijmorka.ru; 

информирование получателей о порядке получения муниципальной услуги возможно в электронном виде при отправке запросов получателей по адресу электронной почты архивного отдела: arhiv-ijm-rn.@yndex.ru.

 

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

 

3.1. Последовательность выполнения административных процедур представлена в виде блок-схемы алгоритма прохождения административной процедуры в приложении № 1 регламента.

3.1.1. Документы, указанные в п. 2.7. настоящего регламента, могут быть доставлены в отдел посредством почтовой, курьерской связи, сотрудником организации, ответственным за делопроизводство и архив организации.

          3.1.2. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется отделом в соответствии с планом-графиком, который утверждается главой администрации Ижморского муниципального района.

Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования и отсутствия его правопреемника или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций, осуществляет заведующий архивным отделом.

Регистрация документов осуществляется в день поступления.

3.1.3. Заведующий архивным отделом, не позднее рабочего дня, следующего за регистрацией, проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов.

          Архивные документы принимаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом:

 документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются по описям дел, утвержденным ЭПК Архивным управлением Кемеровской области;

документы по личному составу - по согласованным ЭПК администрации Ижморского района;

архивные документы с не истекшими сроками временного хранения – по сдаточным описям;

прием архивных документов производится поединично. Во всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая заверительная запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

 3.1.4. Если поступившие документы надлежаще оформлены и представлены в полной комплектности, готовятся акты приема-передачи архивных документов в архивный отдел в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архивном отделе, другой - в организации, передающей документы.

Вместе с архивными документами в архивный отдел передаются три экземпляра описи дел, документов.

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре фондообразователя.

Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.

Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

Прием документов от граждан в архивный отдел осуществляется на основании решения ЭПК по результатам рассмотрения заключения о научно-исторической ценности документов личного происхождения и сдаточной или оценочной описи и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для фотодокументов – аннотация.

При ликвидации негосударственных организаций, образовавшихся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в муниципальные архивы в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивным отделом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

3.1.5. При выявлении в ходе проверки некомплектности документов или их неправильного оформления заведующий архивным отделом информирует об этом исполнителя организации  по телефону или при личном контакте.

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении отделом документов от граждан, а также возврате по результатам экспертизы ценности владельцу их части из числа находившихся в архиве составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в муниципальном архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

3.1.6. В случае  если по истечении 30 дней организация не представит в адрес отдела необходимые документы, то:

Заведующий архивным отделом в течение трех рабочих дней готовит информацию с обоснованием отказа в предоставлении муниципальной услуги и направляет его получателю муниципальной услуги. 

3.1.7. В случае если в течение 30 дней получатель муниципальной услуги представил комплект документов, то данная процедура выполняется повторно.

 

4. Формы контроля за исполнением регламента

 

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляется заведующим архивным отделом.

Администрация Ижморского муниципального района осуществляет контроль за исполнением муниципальной услуги архивным отделом.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников архивного отдела.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми (в соответствии с планом работы администрации Ижморского муниципального района) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

 

 

 

 

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования

действия (бездействия) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих

 

5.1. Получатель муниципальной услуги может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе исполнения услуги на основании настоящего регламента, устно или письменно.

Действия (бездействие) и решения заведующего архивным отделом могут быть обжалованы: в администрацию Ижморского муниципального района;

в Архивное управление Кемеровской области.

5.2. При обращении получателя с жалобой срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента регистрации жалобы.

5.3. Получатель муниципальной услуги в своей жалобе указывает либо наименование органа, в который направляет жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица. Также указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в жалобе могут быть указаны :

суть обжалуемого действия (бездействия);

обстоятельства, на основании которых получатель услуги считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые получатель муниципальной услуги считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов получатель услуги прилагает письменно документы и материалы либо их копии.

5.4. В случае отсутствия в жалобе фамилии и (или) почтового адреса получателя, направившего жалобу, ответ на жалобу не дается.

Отдел при получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить получателю муниципальной услуги, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

При наличии в тексте жалобы неразборчивого (нечитаемого) текста, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается получателю муниципальной услуги, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

Если в жалобе получателя муниципальной услуги содержится вопрос, на который получателю муниципальной услуги многократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направленными жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, заведующий архивным отделом, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется получатель муниципальной услуги, направивший жалобу.

5.5. По результатам рассмотрения жалобы, лицо, рассматривавшее жалобу, принимает решение об удовлетворении требований получателя муниципальной услуги либо об отказе в удовлетворении жалобы. 

Жалобы заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы на все поставленные вопросы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1

  к регламенту                                                               

 

Блок-схема

прохождения административной процедуры

 

Прием  заявлений (при личном обращении, с курьером, по почте) с приложением документов, ответственным работником за регистрацию, проверка документов на соответствие требованиям

Анализ документов для определения наличия  регистрации или оснований для отказа (отправка на доработку)

Оформление и отправка письма об отказе или

доработке

Регистрация заявления в журнале регистрации

Прием документов; оформление акта приема-передачи дел; внесение изменений в учетные документы отдела

Предоставление муниципальной услуги завершено

 

Рассмотрение обращения администрацией Ижморского муниципального района с визой для исполнения и в течение одного рабочего дня после регистрации - передача исполнителю архивного отдела

 

        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2

  к регламенту                                                               

 

Сведения о местонахождении и контактных телефонах архивов, куратора отдела; адресах официальных сайтов Архивного управления Кемеровской области по делам архивов и администрации Ижморского муниципального района; адресах электронной почты

 

Федеральное архивное учреждение (Росархив)

103132, г. Москва,

ул. Ильинки, д.12

 

Архивное управление Кемеровской области

650000, г. Кемерово,

ул. Красная, 7 тел./факс(384-2)        58-30-56 тел.: 58-41-87,                             58-10-97                                           E-mail: arh-upr-@ako.ru 

 

ГУКО «Государственный архив Кемеровской области»

650040, г. Кемерово,

Проспект Ленина, 3 а   тел.: 8-384-2- 28-33-32,       28-36-20, 21-27-74             guko-gako@mail.ru

 

ГУКО «Государственный архив документов по личному составу Кемеровской области в г. Кемерово»

650902,г. Кемерово, п. Боровой,    ул.Городецкая,1                   тел.: 8-384-2-71-46-17, 71-46-34

 

Архивный отдел администрации

Ижморского муниципального района

352120, пгт. Ижморский,

Ижморский р-он,             ул. Ленинская, 63                  тел.: 8-384-59-2-33-52          arhiv-ijm-rn@yndex.ru       

 

 

Телефон куратора архивного отдела

 

Заместитель главы администрации Ижморского муниципального района

 

8(384-59)2-34-71,

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 3

  к регламенту                                                               

                                                                                                                              

Перечень документов,

необходимых для предъявления в отдел

в целях получения муниципальной услуги

 

 

1. В целях получения муниципальной услуги в отдел представляется следующие документы:

1.1. Юридические и физические лица – источники комплектования отдела:

утвержденные ЭПК Архивным управлением Кемеровской области  описи   дел,  отобранных  в  состав  Архивного  фонда Российской  Федерации (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые данные к ним;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

историческую справку о юридическом лице или биографическую справку о физическом лице и их архивных фондах (при первом приеме), дополнение к исторической (или биографической) справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);

справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

1.2. Ликвидирующиеся юридические лица, граждане, в случае прекращения предпринимательской деятельности:

заявление о приеме документов;

документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности гражданином;

описи дел постоянного хранения (в 3-х экземплярах), описи дел по личному составу (в 2-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним;

историческую справку о юридическом лице (для граждан, занимавшихся предпринимательской деятельностью, о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде;

справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

1.3. По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления муниципальной услуги.

 

 

 

 

 

 

Приложение № 4

  к регламенту                                                               

                                                                                                     

 

 

 

 

 

 

Форма заявления,

необходимого для предъявления в архивный отдел

в целях получения муниципальной услуги

 

 

                                                                        

Заведующему архивным отделом

администрации Ижморского

муниципального района

 

 

___________________________________

(фамилия,имя,отчество физического или

должностного лица)

___________________________________

__________________________________________

 

адрес заявителя:

___________________________________

___________________________________

 

телефон: ___________________________        

                  

 

                                        

Заявление

                   Прошу принять в архивный отдел документы:

____________________________________________________________________

(краткое изложение вопроса, цель)

________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

(перечень прилагаемой документации)

 

 

 

Подпись ______________                                                                                        

Дата  _________________

                                                                                                                  

 

Приложение № 5

  к регламенту                                                               

 

Форма титульного листа к описи

 

 

 

(название архивного учреждения)

 

(название организации)

                                                

Фонд №* _____

 

ОПИСЬ №* _____

_________________________

(название описи)

 

_____________________________

(крайние даты документов)

 

 

 

*Присваивается муниципальным архивом

 

 

 

 

Формат А4 (210х297)

 

Приложение № 6

  к регламенту                                                                

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

 

__________________________

 (наименование организации)

 

 

 

Фонд № ___________

 

ОПИСЬ № _________

дел постоянного хранения

за ___________ год

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________

 (наименование должности руководителя организации)

 

Подпись        Расшифровка подписи

 

Дата                        Печать

 

п/п

Индекс

дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество

листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено  _____________________________________ дел

                                                                          (цифрами и прописью)

с № _____________________  по №  _________________________ , в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Наименование должности
составителя описи                                    
Подпись               Расшифровка подписи

Заведующий архивом
организации                                              
Подпись                Расшифровка подписи Дата

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭК

(организации)

 

от______________________ №___

 

 

УТВЕРЖДЕНО

 

Протокол ЭПК

(архивного учреждения)

 

от _______________________ №___

                                                                                                                    Формат А4 (210х297)

 

Приложение № 7

  к регламенту                                                               

Форма годового раздела описи дел по личному составу

____________________________

 (наименование организации)

 

Фонд № ___________

ОПИСЬ № _________

дел по личному составу

за ___________ год

УТВЕРЖДАЮ

____________________________

(наименование должности руководителя организации)

Подпись       Расшифровка подписи Дата       Печать

 

п/п

Индекс

дела

Заголовок дела

(тома, части)

Дата

дела

(тома, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Количество

листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

В данный раздел описи внесено  _____________________________________ дел

                                                                          (цифрами и прописью)

с № _____________________  по №  _________________________ , в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Наименование должности
составителя описи                                    
Подпись               Расшифровка подписи

Начальник отдела кадров
(инспектор по кадрам) организации       
Подпись               Расшифровка подписи Дата

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭК

(организации)

 

от______________________ №___

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭПК

(архивного учреждения)

 

от _______________________ №___

 

 






Контактная информация

Кемеровская область, 652120, пгт. Ижморский, ул. Ленинская, 63
Телефон: 8 (38459) 2-34-60
Email: adm-ijmorka-rn@ako.ru

Главный редактор: Евгений Владимирович Шерстнев
Телефон: 8-38459-2-33-87
Email: ijmorka@mail.ru